Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)
Обменивайтесь всеми видами
электронных документов с Почтой России

Начать пользоваться
Управление всеми видами
электронных документов
Входящие, исходящие, внутренние, архивные, утверждённые ФНС и др.
Согласование
и быстрый обмен
Быстрый обмен электронными
документами с Почтой России
Подписание документов
электронной подписью
Электронная подпись является
аналогом собственноручной

Что такое «Юридически значимый электронный документ (ЮЗЭД)» и «Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)»

ЮЗЭД – документ в электронном виде, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью и равнозначный бумажному документу с собственноручной подписью. Типичными электронными документами ЮЗЭДО являются: договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы и т.д.

ЮЗЭДО – электронный документооборот (обмен документами в электронном виде) между субъектами хозяйственной деятельности: юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Юридическую значимость (силу) электронному документу (как и бумажному) придают следующие условия:

  • компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода;
  • гарантия целостности и подлинности.

Электронная подпись как реквизит электронного документа решает задачу гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа.

Виды электронного документооборота

ЮЗЭДО – электронный документооборот между субъектами хозяйственной деятельности: юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. Типичными электронными документами ЮЗЭДО являются: договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется через операторов электронного документооборота.

Электронные документы могут подписываться квалифицированной электронной подписью любого сотрудника, имеющего соответствующую доверенность или на основании приказа.

Государственная отчетность – электронный документооборот между каждым субъектом хозяйственной деятельности и государственными регуляторами (ФНС, ПФР, РосСтат, ФСС). Типичными электронными документами государственной отчетности являются: декларация по НДС, сведения о среднесписочной численности персонала, единый расчет по страховым взносам, форма СЗВ-М и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется через специализированных операторов электронного документооборота с государственными органами.

Электронные документы подписываются только квалифицированной электронной подписью Генерального директора или сотрудника его замещающего на основании доверенности или приказа.

Личный кабинет ЮЗЭДО

Это веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и иными документами между вашей организацией и Почтой России. Это мобильная рабочая среда, упрощающая работу бухгалтерии, административно-хозяйственных служб и руководителей предприятия.

Для использования ЮЗЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

Шаги по подключению к ЮЗЭДО

Зарегистрируйтесь
Зарегистрируйте электронную подпись
Заполните заявление о присоединении к ЮЗЭДО
Начните обмен документами

Что такое «Электронная подпись»

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации, или в нашем случае – к электронному документу) и которая используется для определения лица, подписывающего электронный документ.

Для нужд ЮЗЭДО используется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Для юридических и физических лиц выпуском КЭП занимаются специализированные организации – Удостоверяющие центры (УЦ).

При заказе КЭП в УЦ следует уточнить что электронная подпись нужна для использования в электронном документообороте (для бизнес-задач).

Квалифицированная
электронная подпись (КЭП)

Это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа квалифицированной электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Для работы в ЮЗЭДО можно использовать КЭП, выданные любым удостоверяющим центром, аккредитованным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Поиск удостоверяющего центра (УЦ)

Получить КЭП можно в любом УЦ, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Найти ближайший к вам УЦ можно здесь.

Все операции с КЭП (прием заявок, проверка и хранение персональных данных заявителя, выпуск, выдача заявителю, сопровождение, отзыв КЭП) в соответствии с 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» могут выполнять только УЦ, аккредитованные Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Для получения КЭП необходимо подготовить пакет документов в бумажном виде (точный перечень указан на сайте УЦ), произвести оплату услуг УЦ по выпуску квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, лично явиться в УЦ для получения КЭП с документом, удостоверяющим личность.

Тарифы каждого УЦ указаны на его сайте.

Срок действия КЭП, в соответствии с действующим законодательством, составляет 1 год. По истечении этого периода процедура получения КЭП повторяется, с обязательной регистрацией вновь выданной КЭП в ЛК ЮЗЭДО.

Список аккредитованных УЦ.

Резюмируя список аккредитованных УЦ хотелось бы обратить Ваше внимание на следующие крупные УЦ, имеющие максимальное покрытие филиальной сетью территорию РФ:

УЦ Сайт Стоимость сертификата
(средняя, без учета скидки)
ООО «Такском» https://taxcom.ru/ 2 000,00
ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» https://iitrust.ru/ 2 850,00
УЦ «Тензор» https://tensor.ru/uc 2 000,00
ООО "Сертум-Про" https://ca.kontur.ru/ 3 000,00

Среднее время изготовления КЭП зависит от УЦ и составляет от 1 (одного) до 3(трех) дней с момента подачи заявки на изготовление.

Если у Вашей организации уже есть КЭП для сдачи отчетности в ФНС и другие гос. органы то с большой долей вероятности данный КЭП можно использовать и в целях ЮЗЭДО. Для того чтобы убедиться в этом нужно пройти процедуру регистрации на сайт Системы юридически значимого документооборота АО «Почта России» - edo.pochta.ru. В процессе регистрации, Вам будет предложено зарегистрировать имеющийся у Вас КЭП. Если Ваш КЭП будет успешно зарегистрирован – значит он подходит и для ЮЗЭДО.

Что такое «Ключевые носители»

Ключевые носители являются местом хранения электронной подписи. В качестве носителя ключевой информации могут использоваться:

  • Защищенный носитель (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен Lite, Рутокен S, JaCarta-2 PKI/ГОСТ SE, JaCarta LT);
  • Флеш-накопитель.

Рекомендуем при обращении в УЦ заказывать ключи ЭП на защищенных носителях так как эти устройства: физически надежны и имеют функцию защиты информации — доступ к контейнеру с ключом может быть получен только после ввода пароля, защищающего носитель. Кроме этого, эти носители соответствуют регламенту Федеральной.

Какие документы необходимы
для выпуска ключа электронной подписи

Состав документов, необходимых для выпуска КЭП зависит от требований УЦ, к которому обратился пользователь.

Чаще всего требуются следующие документы:

  • Заявление на изготовление КЭП. Чаще всего заполняется автоматически на основании сведений, внесенных в заявку на сайте УЦ. Подписывает владелец ЭП (подпись как в паспорте).
    Внимание! При формировании заявки на изготовление КЭП важно правильно (в соответствии с данными, внесенными в ЕГРЮЛ) указывать наименование и реквизиты юридического и физического лица, на основании которых и будет выпускаться КЭП. В противном случае могут возникнуть проблемы при регистрации данного КЭП в системе ЮЗЭДО Почты России.
  • Паспорт владельца КЭП. Если КЭП будет получать доверенное лицо, вместо оригинала в УЦ может быть предоставлена надлежащим образом заверенная копия документа.
  • СНИЛС или универсальная электронная карта (УЭК) владельца КЭП. Если подпись будет получать доверенное лицо, при получении ЭП достаточно предъявить надлежащим образом заверенную копию документа.
  • Паспорт получателя КЭП. Если за получением КЭП в УЦ обращается не руководитель организации (не индивидуальный предприниматель), а доверенное лицо, то получателю необходимо предъявить оригинал паспорта.
  • Доверенность на получение КЭП. Требуется, если за КЭП в УЦ придет не владелец ЭП. Предоставляется оригинал доверенности, заверенный печатью ЮЛ или ИП, с подписями руководителя и получателя ЭП.

Резюмируя: для подключения к ЮЗЭДО необходимо обратиться в УЦ и заказать выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи для применения в электронном документообороте (для бизнес-задач). Желательно, чтобы УЦ записал КЭП на защищенный носитель (Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен Lite, Рутокен S, JaCarta-2 PKI/ГОСТ SE, JaCarta LT).

Стоимость услуг ЮЗЭДО

Услуги партнерского оператора электронного документооборот «i-Конто» в течении первого года предоставляются бесплатно.

Подробную информацию о тарифах вы можете получить на сайте партнерского оператора электронного документооборота «i-Конто».

Зарегистрируйте сейчас
личный кабинет ЮЗЭДО
своей организации

Зарегистрироваться

Обмен электронными документами
через сторонних операторов ЭДО

Если ваша организация уже зарегистрирована у другого оператора электронного документооборота, то вы можете при определенных условиях обмениваться электронными документами с АО «Почта России» без предварительной регистрации ЛК ЮЗЭДО.

Этот способ обмена называется роуминг.

Обязательным условием такого способа обмена электронными документами является уже настроенное техническое взаимодействие партнерского оператора электронного документооборота «i-Конто» с вашим оператором.

Чтобы проверить эту возможность вам необходимо обратиться в службу технической поддержки любого из этих операторов.

Проверка юридически значимых
документов и электронной подписи

Электронная подпись подтверждает авторство и защищает подписанный электронный документ от внесения изменений. Для проверки этого необходимо иметь 2 файла: сам электронный документ и его электронную подпись.

Проверку вы можете произвести на бесплатных сервисах:
КОНТУР.КРИПТО или ГОСУСЛУГИ

Государственная отчетность

Существует два варианта представления электронной отчетности в государственные органы:

Через специализированного оператора электронного документооборота с государственными органами.
Представление отчетности в электронной форме осуществляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи Генерального Директора через специализированных операторов электронного документооборота с государственными органами.
С информацией о действующих по месту регистрации вашей организации специализированных операторах можно ознакомиться здесь.

С 2008 года все юридические лица, за редким исключением, предоставляют отчетность в государственные регуляторы исключительно в электронном виде. Уточните в вашей бухгалтерии, через какого именно специализированного оператора электронной гос. отчетности это делается в вашей компании. Пользуясь инструкцией пользователя ЛК ЮЗЭДО внесите необходимую ссылку на специализированного оператора электронной гос. отчетности вашей компании в ЛК ЮЗЭДО в профиль пользователя.

Через личный кабинет компании на сайте соответствующего регулятора.
Представление отчетности в электронной форме с применением усиленной квалифицированной электронной подписи Генерального Директора может осуществляться в личном кабинете компании на сайте соответствующего регулятора: ФНС, ПФР, РосСтат, ФСС